Redução de custos: 5 dicas infalíveis

A redução de custos é uma prática que tem como objetivo ajudar as empresas a gastarem menos do que ganham e evitar despesas que possam prejudicar seu crescimento.

Praticamente todo empreendedor tem como meta alcançar um excelente lucro líquido, mas só consegue fazer isso aqueles que sabem manter os gastos sempre bem abaixo do lucro obtido.

Também são gestores e empreendedores que sabem como funciona o processo de redução de custos. A estratégia é colocada em prática no dia a dia, mas, principalmente, em épocas de crise para evitar prejuízos maiores.

A instabilidade econômica vem impactando o mundo todo por conta de diferentes cenários, e as empresas precisam estar atentas a isso para que possam manter sua competitividade e até mesmo a continuidade de suas atividades.

O dinheiro é a base para que o negócio possa funcionar, e precisa ser bem administrado para estar sempre disponível e na quantidade necessária para que a companhia possa usufruí-lo, seja qual for sua necessidade.

Para aprofundar mais o assunto, este artigo vai explicar o que é a redução de custos, a importância deste assunto para as empresas, como fazer um bom planejamento e dar dicas para reduzir os custos dentro da organização.

O que é redução de custos?

Redução de custos é um conjunto de ações sistemáticas que a organização precisa usar para reduzir os custos operacionais. Mas para utilizá-la, não é necessário cancelar contratos com fornecedores ou demitir funcionários sem critério.

A prática exige planejamento para que o gestor possa entender onde estão os focos de desperdício dentro do orçamento atual.

É crucial planejar a redução de custos para não interferir na qualidade da produção, impactar as vendas de alguma forma ou provocar desequilíbrio nas finanças corporativas.

Importância de reduzir os custos

De maneira geral, encomendar uma placa homenagem funcionário, comprar insumos para a produção, pagar funcionários, entre outras despesas, são custos que as empresas têm no cotidiano.

Observá-las e acompanhá-las é fundamental para identificar um momento de planejar uma redução de custos. Essa ação é importante por diversas razões, como:

• Melhora a rentabilidade;
• Aumenta a competitividade;
• Permite reinvestimentos;
• Ajuda a enfrentar os concorrentes;
• Traz mais eficiência;
• Melhora a flexibilidade financeira.

Quando uma companhia reduz as despesas, consegue aumentar sua rentabilidade, a margem de lucro e melhorar a posição financeira.

É uma forma de tornar o negócio mais competitivo em seu mercado, uma vez que vai oferecer preços mais baixos ou produtos de maior qualidade, sim aumentar o preço cobrado.

Com menos despesas, mais recursos são liberados, e com isso, a companhia pode investir em novos projetos, produtos e serviços que vão expandir os negócios.

Nesse contexto, uma entidade que comercializa cortina persiana romana quarto precisa observar se seus concorrentes estão oferecendo preços mais baixos, pois a redução de custos pode ser usada como estratégia para manter a competitividade.

Com ela, as organizações também identificam quais áreas devem ser melhoradas, como está a eficiência dos processos, além de eliminar o que é desnecessário ou ineficiente.

É uma maneira de tornar a empresa mais flexível financeiramente, pois faz reajustes em seu orçamento e nos investimentos, além de se adaptar com facilidade a qualquer mudança no mercado.

Mesmo diante de tantos benefícios, esse processo não deve comprometer aspectos importantes, como a qualidade dos produtos e serviços, o bem-estar dos funcionários ou a satisfação dos clientes.

Também não deve ser implementada de uma vez, muito pelo contrário, deve acontecer de maneira estratégica e em longo prazo, por meio de planejamento cuidadoso e ações bem executadas.

Como fazer um bom planejamento?

Para aproveitar todos os benefícios que a redução de custos oferece para os negócios, é necessário trabalhar em cima de um bom planejamento. Algumas dicas para isso são:

Levantar os custos atuais

Para fazer um bom planejamento, o primeiro passo é levantar informações confiáveis sobre os custos da empresa no momento.

Sendo assim, um negócio especializado em manutenção de autoclave somente poderá fazer uma análise real de seus gastos e planejar os cortes se puder entender qual é a situação do momento.

Reduzir desperdícios

Depois de analisar o controle orçamentário, fica mais fácil para o gestor enxergar pontos de desperdício que precisam ser reduzidos ou eliminados.

O processo deve começar com esses gastos considerados supérfluos e que não agregam valor para o que a marca oferece aos consumidores.

Definir metas

Definir as metas e objetivos da corporação é fundamental para saber o que ela espera de seu próprio futuro. Embora seja algo simples, é uma técnica importante para controlar o andamento dos processos.

Essa etapa deve ser trabalhada por meio de pontos de checagem da redução de gastos, além de estabelecer metas de curto, médio e longo prazos.

Melhorar o fluxo de trabalho

Uma boa gestão de custos também envolve a análise de fluxos de trabalho, pois muitas vezes o desperdício está na produção por conta de um desenho ruim ou de alguma outra etapa dos processos internos.

Nesse contexto, uma corporação que instala porta acústica para quarto deve otimizar e simplificar os fluxos, eliminar atividades redundantes e evitar qualquer ação que não agregue valor para o cliente.

Fazer análises

O planejamento precisa de dados embasados para as decisões, assim sendo, antes de tomar medidas radicais, é necessário analisar o desempenho atual da organização de maneira completa e profunda.

O gestor pode contar com a ajuda de um consultor especialista que vai nortear processos mais complexos.

Reduzir os ciclos

Uma tarefa importante na otimização dos fluxos de trabalho é reduzir o ciclo de produção. Em outras palavras, trata-se de reduzir o tempo de um pedido ser processado e entregue.

Mas isso não significa alterar o ritmo de trabalho dos funcionários. Na verdade, durante o planejamento, fica mais fácil entender que a simplificação dos processos é suficiente para reduzir o tempo de ciclo.

Acompanhar os resultados

Uma marca de móveis para sala de estar planejada pequena precisa acompanhar os resultados do planejamento.

Embora seja algo óbvio, muitos gestores se esquecem de controlar as contas, acreditando que não é necessário acompanhar o corte de gastos.

O acompanhamento é necessário para fazer melhorias contínuas e garantir que a gestão esteja sempre a par da redução de custos.

Como reduzir os custos da empresa?

Existem algumas estratégias que ajudam a reduzir os custos da empresa com mais facilidade, e entre elas estão:

1. Reduzir o uso de papel

O uso de papel ainda é muito comum dentro das empresas, mas é um item que representa muitos gastos.

Hoje em dia, praticamente todo tipo de documento pode ser digitalizado, e ao fazer o armazenamento em nuvem, a organização garante sua segurança e não precisa imprimir ou guardá-los em pastas físicas.

2. Ajustar planos de internet e telefone

Uma corporação que distribui concreto usinado para piscina precisa de internet e telefone, mas é perfeitamente possível usar essas ferramentas sem que elas representem um alto custo.

Primeiro a organização precisa saber qual é a sua necessidade, considerando o tipo de ligação que costuma fazer no dia a dia. Também é interessante conversar com o técnico para saber qual velocidade de internet é suficiente para suprir a demanda.

3. Organizar o estoque

O departamento de compras da empresa precisa acompanhar as necessidades do mercado e saber quais são os produtos mais vendidos, assim, fica mais fácil gerenciar o estoque.

Investir em produtos com pouca saída aumenta o desperdício de dinheiro, pois além de não vender, também é necessário providenciar um bom armazenamento.

Portanto, até mesmo uma entidade que disponibiliza aluguel de computadores portáteis deve planejar suas compras, conforme as vendas, monitorando o estoque por meio de um bom sistema de gestão.

4. Investir em tecnologia

Alguns empreendedores sentem dificuldades em elaborar projetos para reduzir custos porque possuem uma quantidade de informações financeiras muito grande. Com isso, o controle acaba sendo ineficaz.

A resposta para lidar com demandas muito altas é a tecnologia, pois existem soluções que trazem uma visão maior do que deve ser organizado pela empresa.

Por meio de um sistema ERP, um fabricante de adesivos para motos consegue ter uma visão intuitiva sobre seu negócio, além de ter mais facilidade para controlar contas e outras obrigações.

5. Saber usar a energia elétrica

O uso de energia elétrica em excesso aumenta muito as despesas da corporação, por isso é fundamental investir em um projeto de redução de custos nesse sentido.

A companhia pode aproveitar a luz solar, manter as luzes de espaços que não estão sendo usados sempre apagadas, entre outras ações simples, mas que fazem toda a diferença.

Considerações finais

O dinheiro é essencial para o funcionamento de qualquer negócio, afinal, é com ele que a empresa vai cumprir seus compromissos.

Os custos fazem parte de qualquer organização, afinal, a companhia também precisa de insumos e outros recursos no cotidiano.

Mas os custos precisam ser devidamente controlados e administrados para que não se transformem em um grande problema.

Por meio de algumas estratégias simples, fica mais fácil reduzi-los e fazer bom uso do dinheiro da organização.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.