A carga horária estabelecida para cada atividade de trabalho nem sempre é o suficiente para permitir que todas as demandas sejam entregues, mas encontrar medidas para otimizar tempo de trabalho é essencial para conferir entregas consistentes.
Diversas áreas enfrentam dificuldades com a gestão do tempo, uma empreendedora local, por exemplo, deve estar atenta para conciliar as entregas e pedidos de tripa para embutidos
Assegurar que haja dinamismo nas relações de oferta e demanda de um negócio é função da equipe gestora, porquanto, o mapeamento deve ser feito em conjunto com o operacional, que está presente nas atividades rotineiras.
A segmentação dos processos é fundamental para entender os procedimentos que envolvem uma entrega, assim como delegar os prazos que atendam aos mesmos, semelhante à estrutura vista em um projeto de prédio residencial.
A gestão conferida nos projetos de arquitetura é esquematizada de forma minuciosa, a depender do projeto, é essencial estipular prazos considerando possíveis atrasos e imprevistos.
Além disso, o tempo de entrega de um trabalho está relacionado diretamente com o relacionamento com clientes e sua satisfação, portanto, a gestão do tempo é essencial para aqueles que almejam sucesso nos negócios.
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Otimizando o tempo na prática
O conceito de otimizar refere-se ao ato de extrair o melhor, ótimo e ideal de algo ou alguém, é justamente por meio dessa ação que as equipes gestoras conseguem administrar o tempo de entrega dos projetos e do trabalho dos colaboradores.
Para uma ministradora de aula de parto humanizado, otimizar o tempo de aula é essencial para que consiga trilhar o cronograma previsto no plano curricular dos alunos, formando novos profissionais e agregando positivamente no mercado de trabalho.
Medidas específicas devem ser tomadas para garantir que o tempo esteja sendo utilizado de forma correta, dentro do ramo comercial e de investimentos, especialistas costumam correlacionar a perda de tempo com a perda de dinheiro e oportunidades.
E na verdade, se analisado que quando são tomadas decisões erradas e perdas de prazos, os resultados podem culminar na perda de alguma venda ou contrato que tenha significado relevante ao faturamento.
Inclusive, o gerenciamento das atividades e do tempo é benéfico porque acrescenta impactos em diversas questões da realidade dos indivíduos, como:
- Aumento da produtividade;
- Diminuição do estresse;
- Mais tempo para realizações pessoais;
- Maior qualidade de vida.
Esses pontos são os mais desejados entre a população geral, conforme pesquisas realizadas na rede social profissional LinkedIn, os quatro tópicos citados acima são os que mais interessam no escopo da pauta de vida e carreira.
Sabendo disso, um negócio especializado na comercialização de produtos para animais domésticos e banho e tosa, com a ajuda de uma consultoria focada em recursos humanos, conseguiu proporcionar uma carga horária e delegação de tarefas equilibrada.
- Estipule as metas a serem atingidas
O primeiro passo para gerenciar é ter em mente quais os objetivos a serem cumpridos e para onde a atenção deve estar voltada. Fica mais claro trabalhar com metas e prazos quando listados todos os afazeres.
Empresas que decidem alugar coworking na maioria das vezes recebem a tarefa de controlar o fluxo de pessoas e consequentemente devem estar atentos para a carga de trabalho dos colaboradores.
Com o apoio de um mapeamento de processos junto ao time operacional, é possível estipular prazos que condizem com a realidade e possibilidades de uma empresa. Por meio da identificação das possibilidades, é possível então delegar metas.
Devido a correria no dia a dia, nem sempre existe tempo hábil para os gestores efetuarem junto aos times os levantamentos, por isso, é válido contar com o apoio de consultorias dedicadas para a realização deste serviço.
- Planejamento como braço direito
Após saber das atividades e afazeres a serem cumpridos, é momento de planejar a rotina conforme as possibilidades.
Uma gráfica que oferece o serviço de banner personalizado com foto realiza planejamentos semanalmente entre as equipes.
Os planejamentos podem ser programados diariamente, semanalmente e mensalmente, desde que sigam a realidade do contexto em que serão aplicados e cumpram com a função de administrar tarefas e o tempo.
Cabe enfatizar que os planejamentos não precisam ser imutáveis, afinal, imprevistos podem acontecer pelo caminho e apesar de ser calculado um tempo específico para gerenciar as crises, todo projeto e rotina possui tempo variável.
Atualmente o mercado disponibiliza ferramentas para planejar remotamente a rotina, através de planilhas online, aplicativos e mesmo planners para quem prefere escrever à mão todos os afazeres bem como os horários estipulados para cada um deles.
- Trabalhe com foco
Distrações são prejudiciais para a produtividade no trabalho, embora algumas pessoas possuam a característica multitarefa, a população em geral na verdade não está apta para executar duas ou mais atividades ao mesmo tempo.
Especialistas recomendam que a rotina de trabalho deve ser executada em locais apropriados, que favoreçam a postura corporal no médio e longo prazo, assim como não conte com barulhos e distrações.
Sabendo disso, uma construtora recomenda aos clientes que desejam desenhar algum projeto de salão comercial contar com o auxílio de isolamentos acústicos, para evitar que o som se propague pelo escritório e gere distrações.
Para os funcionários que estão sob regime de teletrabalho, a orientação é que durante o cumprimento do horário de trabalho os colaboradores estejam em um ambiente calmo e tranquilo, para poder focar com excelência nas tarefas e entregas.
- Evite ficar sobrecarregado
O acúmulo de tarefas é a principal causa do estresse excessivo dentro da rotina de trabalho, ela está atrelada à discrepância no ordenamento das relações de oferta e demanda, mas também na dificuldade em cumprir com o trabalho delegado.
Ao primeiro sinal de dificuldade em relação a alguma tarefa, é preciso consultar as partes envolvidas e resolver o problema o mais rápido possível. Isso porque, postergar a entrega de uma atividade pode comprometer todo um planejamento.
É fundamental que os indivíduos tenham consciência de que a transparência acerca do andamento dos processos é essencial, podendo comprometer inclusive contratos de trabalho.
Se algum colaborador enfrenta dificuldades operacionais devido a falhas nos equipamentos de trabalho, é preciso comunicar a equipe gestora para que a mesma providencie o serviço de manutenção de notebook.
Do mesmo modo, se for encontrada alguma falha operacional, é essencial contatar os gestores para que estes venham propor soluções assertivas, evitando então a sobrecarga da equipe e assegurando o cumprimento dos prazos.
- Adquira um novo hábito
A boa gestão não irá surgir de um dia para o outro, é necessário constância, revisão de métodos e conceitos para atingir os resultados esperados. Além disso, é primordial contar com a otimização do tempo como um hábito.
Assim fica mais fácil atender a todas as responsabilidades dentro do trabalho e também fora dele, conferindo então a sensação de bem-estar e promovendo mais qualidade de vida.
Para as empresas, reforçar a gestão do tempo através da cultura empresarial pode ser a forma mais fácil de implementar este novo hábito dentro da rotina da empresa e no dia a dia dos colaboradores.
Os colaboradores por sua vez, podem propor soluções, apresentando à empresa o quão importante em termos operacionais e rentáveis o gerenciamento de tempo pode ser.
Cabe enfatizar também que o posicionamento de mercado de um negócio leva em consideração a sua reputação entre colaboradores e clientes.
Portanto, não é indicado que uma empresa demonstre desorganização dos processos, pelo bem dos próprios negócios.
Considerações finais
Resumindo, ter qualidade de vida e conseguir acompanhar a família de perto é o desejo da maior parte dos colaboradores e também das empresas que visam pelo bem-estar dos seus funcionários, no entanto nem sempre é possível tornar tal desejo uma realidade.
Na maioria dos casos, a falta de qualidade de vida está na dificuldade de conciliar a rotina de trabalho, os prazos estipulados e as questões pessoais.
Mas, apesar de difícil, essa é uma tendência de mercado que vem crescendo nos últimos anos e veio para ficar.
Se para as empresas cabe a responsabilidade de disponibilizar o acesso às ferramentas de trabalho, mapeamento e melhorias de processos, é função dos colaboradores trabalharem em conjunto para proporcionar entregas assertivas.
A capacidade de atender prazos apontam para a postura profissional e a capacidade de lidar com problemas, competências que são amplamente desejadas por empresas, fornecedores, clientes e trabalhadores.
Por ser uma competência, a otimização e gerenciamento de tempo pode ser compreendida como um hábito, e hábitos sem dúvidas podem ser desenvolvidos no médio e longo prazo, conforme indicado por especialistas em negócios, basta ter constância no processo.
Contudo, com a devida constância e métodos adaptados, os indivíduos e empresas estão aptos para desenvolverem e adquirirem o hábito de gerenciar o tempo com a finalidade de otimizá-lo. Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.