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O que significa CNPJ inapto? O que fazer para regularizar?

Por que o CNPJ aparece inapto? O que fazer nessa situação? Caso tenha feito uma consulta no site da Receita Federal e viu sua empresa como inapta, é preciso redobrar a atenção para as suas obrigações fiscais.

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica inapto pode trazer dores de cabeça, pois indica que a empresa tem pendências fiscais para resolver com a Receita Federal. Pela Instrução Normativa RFB nº1863/2018, um CNPJ inapto pode provocar as seguintes penalidades:

  • Art. 22 – Impedimento de participar de novas inscrições;
  • Art. 29 – Possibilidade de baixa de ofício da inscrição;
  • Art. 46 – Invalidade da utilização da inscrição para fins cadastrais;
  • Art. 48 – Nulidade de documentos fiscais;
  • Art. 49 – Responsabilização dos sócios pelos débitos em cobrança.

Continue a leitura para descobrir o significado de CNPJ inapto e aprender como regularizá-lo!

O que significa CNPJ inapto?

O CNPJ inapto é a situação cadastral de uma empresa que não cumpriu com suas obrigações fiscais nos últimos dois anos ou mais. A empresa inapta é aquela que deixou de encaminhar alguma ou mais declarações fiscais, demonstrativos e dados para o Fisco.

Entre as obrigações e documentações que podem deixar o CNPJ inapto, estão:

  • Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI);
  • Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Relação Anual de Informações e Salários (RAIS);
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples – Declaratório (PGDAS-D).

Primeiro, é preciso verificar para saber se seu CNPJ está inapto. Existem diferentes formas de consultar o CNPJ ou Inscrição Estadual, como o site ou aplicativo da Receita Federal, Portal do Empreendedor e consultas automatizadas via API.

Para consultar o CNPJ pelo site da Receita Federal, basta acessar a página de Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral. 

Em seguida, insira o número do CNPJ, clique na caixinha “não sou robô” para validar a pesquisa e, depois, em “consultar”.

Você receberá acesso a um documento completo, chamado de “Comprovante Nacional da Pessoa Jurídica”, no qual é possível verificar se a empresa está ativa ou inapta, por exemplo.

Qual a diferença entre CNPJ inapto e inativo?

Existem diferentes tipos de situações cadastrais para empresas. Caso não esteja ativo, o CNPJ pode estar suspenso, cancelado, nulo, inapto e inativo. Em relação às últimas duas, surgem algumas dúvidas sobre qual a diferença entre uma empresa inapta e inativa.

Como dissemos, um CNPJ inapto significa ter pendências e obrigações fiscais a serem resolvidas. Enquanto o CNPJ inativo corresponde a uma empresa sem movimentações, ou seja, sem quaisquer atividades operacionais, não operacionais, patrimoniais ou financeiras. 

É importante saber se um CNPJ está ativo para operar em conformidade com as determinações legais, confirmar a abertura da empresa e se já é possível começar a emissão de nota fiscal eletrônica.

CNPJ inapto pode emitir nota fiscal?

Não, a empresa com CNPJ inapto não pode emitir notas fiscais ou realizar outras operações, sejam comerciais, financeiras ou até participar em licitações. 

Mas, então, o que fazer para regularizar o CNPJ?

CNPJ inapto: o que fazer para regularizar?

1. Descubra quais as pendências da empresa

Se você se deparou com o CNPJ inapto após a emissão do documento, será preciso descobrir quais são exatamente as pendências legais da sua empresa. O próprio site da Receita Federal permite verificar as regularizações necessárias do CNPJ.

O responsável pelo registro deve acessar a página Certidão e Situação Fiscal para obter mais informações ou, então, seguir direto ao endereço Centro Virtual de Atendimento (e-CAC)

Para realizar a pesquisa, será preciso utilizar o código de acesso, certificado digital ou procuração no Portal e-CAC. Na plataforma, é possível:

  • gerar relatórios com informações cadastrais, débitos e pendências;
  • acessar páginas para download de programas e instruções para regularizar a situação;
  • obter informações sobre processos administrativos, inclusive parcelamentos;
  • emitir Darf para débitos em situação de cobrança.
  • conferir os documentos necessários para solucionar suas pendências.

2. Reúna a documentação exigida e declarações atrasadas

Agora que sabe o motivo por trás do CNPJ inapto, o que deve fazer a seguir é reunir a documentação solicitada, preencher as declarações exigidas e encaminhar tudo à Receita Federal pelo próprio site.

Caso o CNPJ inapto seja um MEI, o microempreendedor individual pode realizar a regularização por conta própria no site Simples Nacional

No entanto, empresas optantes pelos regimes tributários do Simples Nacional, por exemplo, possuem declarações e obrigações legais mais complexas. Por isso, recomenda-se o auxílio de um contador para fazer o processo de regularização de CNPJ sem erros.

3. Pague os débitos e multas 

Por fim, o último passo sobre o que fazer para regularizar o CNPJ inapto é quitar os débitos e multas impostas pela Receita Federal. Só após os pagamentos serem processados que o CNPJ será considerado ativo e regularizado novamente.

A multa aplicada para entregas fora do prazo é de R$ 200, mas pode ser maior de acordo com o tipo de empresa e a situação fiscal. Se o pagamento for realizado no prazo de 30 dias, a Receita Federal pode oferecer um desconto de até 50%.

Após o pagamento de todas as dívidas fiscais, a Receita dá um prazo de 24 horas para que o CNPJ fique ativo novamente, além de também ter acesso ao documento de Certidão Negativa de Débito.

Agora que você sabe o que significa CNPJ inapto e o que fazer para regularizar a situação, vale a pena mencionar a importância de sempre acompanhar as obrigações fiscais da empresa e contar com a ajuda da tecnologia.

A fim de evitar que essa situação se repita, é interessante investir em uma gestão automatizada para organizar todas as informações fiscais pertinentes de modo rápido, confiável e seguro.

Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece um sistema para emitir notas fiscais automaticamente e consultar CNPJ de uma empresa, a fim de garantir mais agilidade ao processo e na organização dos documentos fiscais.A NFE.io é uma plataforma completa de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.

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