Negócios e Política

O que é empresa inapta? Como regularizar um CNPJ inapto?

Um fornecedor qualificado é aquele que presta um bom serviço, oferece atendimento de qualidade e tem suas obrigações fiscais em dia. Mas sem a devida atenção, você pode acabar fazendo negócio com uma empresa inapta se não fizer uma boa checagem e avaliação antes de fechar negócio.

Mas, afinal, o que significa ser uma empresa inapta? O que uma empresa com esse status pode fazer para regularizar sua situação e se tornar uma parceria comercial elegível.

Neste post, explicamos o que é uma situação cadastral inapta, quais são os impedimentos que as empresas ficam sujeitas, como checar os dados de um fornecedor e o que fazer para regularizar um CNPJ inapto. 

Continue a leitura e entenda cada um desses pontos em detalhes.

O que significa empresa inapta no CNPJ?

Uma empresa inapta é aquela que não fez sua prestação de contas para a Receita Federal, omitindo declarações de contabilidade e outros demonstrativos das suas operações por dois anos seguidos

Outra situação em que uma empresa fica com situação cadastral inapta é se houver irregularidades no seu processo de comércio exterior, caso trabalhe com vendas internacionais. 

Os principais documentos que fazem parte da prestação de contas com a Receita Federal e não podem ser esquecidos/omitidos são:

  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Relação Anual de Informações e Salários (RAIS);
  • Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) – para os optantes pelo Simples Nacional;
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
  • Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI) – para MEI;
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples – Declaratório (PGDAS-D).

Esses documentos são uma prova de que as atividades da empresa estão ativas. Assim, a Receita Federal mantém as informações atualizadas no seu banco de dados, evitando multas e outras punições mais sérias.

Além do status de inapto, existem mais quatro situações cadastrais possíveis e que afetam o funcionamento da empresa de formas diferentes. São elas:

  • empresa ativa;
  • empresa suspensa;
  • empresa baixada (cancelada); ou
  • empresa nula.

Quais são os impedimentos da situação cadastral inapta?

As normas que regulamentam a classificação das empresas e o que acontece em cada caso estão descritas na Instrução Normativa RFB nº1863/2018

O primeiro efeito da pessoa jurídica que tem a inscrição no CNPJ declarada inapta é sua inclusão no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal (Cadin). 

Além disso, o artigo 46 da norma estabelece os seguintes impedimentos:

  • participar de concorrência pública;
  • celebrar convênios, acordos, ajustes ou contratos que envolvam desembolso, a qualquer título, de recursos públicos, e respectivos aditamentos;
  • obter incentivos fiscais e financeiros;
  • realizar operações de crédito que envolvam a utilização de recursos públicos; e
  • transacionar com estabelecimentos bancários, inclusive quanto à movimentação de contas-correntes, à realização de aplicações financeiras e à obtenção de empréstimos.

Dessa forma, atividades simples como emitir notas fiscais não podem ser feitas por uma empresa inapta, o que inviabiliza qualquer transação comercial no mercado.

Lembrando que comprar sem nota fiscal é um risco e uma prática que não deve ser considerada. Afinal, isso já diz muito sobre o caráter do fornecedor, mostrando que ele não é um parceiro adequado. 

Como saber se uma empresa está inapta?

No processo de qualificação de um fornecedor, é fácil saber se ele é uma empresa inapta. Para isso, basta utilizar uma ferramenta de consulta de CNPJ gratuita.

Um exemplo de ferramenta é o “Consulta CNPJ” da Linkana, um software de homologação de fornecedores, que tem uma página aberta onde o usuário pode fazer uma consulta gratuita do CNPJ dos seus potenciais fornecedores antes de contratá-los.

A solução é integrada com o banco de dados da Receita Federal, o que garante a veracidade dos dados. Também é possível verificar outros dados empresariais como CNAE do fornecedor, endereço, quadro de sócios e natureza jurídica.

Outras fontes de pesquisa são o próprio site da Receita Federal ou o portal da Redesim, caso você tenha apenas o nome empresarial ou fantasia do fornecedor. 

CNPJ inapto: o que fazer para regularizar?

Caso um fornecedor esteja como “empresa inapta” na Receita Federal, avise-o para que ele possa tomar as providências cabíveis para regularizar o CNPJ inapto.

Nesse caso, o dono da empresa precisa, primeiro, saber quais são as pendências que ele possui e quais declarações obrigatórias foram emitidas nos últimos dois anos. Essa pesquisa pode ser feita online pelo portal eCAC.

Depois, é necessário preparar toda a documentação para entregá-la para avaliação e reversão da inaptidão. Nessa etapa, é fundamental contar com a assessoria de um contador ou empresa de contabilidade.

Para regularizar CNPJ inapto, pode ser necessário desembolsar os valores das multas pelo atraso e omissão.

Se o processo (documentação e pagamento das multas) for cumprido até o final, a Receita Federal dá um prazo de até 24 horas para colocar a empresa em situação cadastral ativa

Como fechamento do processo, a empresa também recebe a Certidão Negativa de Débito (CND).

Com as informações desse post, ao qualificar os fornecedores, você ficará mais atento à situação cadastral dos seus parceiros.

Existem empresas que atuam de má fé, pois a consulta de dados ainda não é um procedimento padrão em muitas empresas. Mas também pode acontecer de o problema ser resultado de um descuido.

Então, notifique o parceiro que ele é uma empresa inapta e, caso ele tenha um boa referência, coloque-o no seu cadastro de fornecedores para fazer contato futuramente.

Quer criar uma lista mais organizada? Leia também o artigo: Como fazer o cadastro de fornecedores: 6 dicas importantes.
Este artigo foi escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa no processo de homologação de fornecedores.

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