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Inventário de bens patrimoniais: qual a importância e como fazer?

O inventário de bens patrimoniais é essencial para toda empresa que quer manter o controle de seus ativos responsáveis pelo pleno funcionamento dos negócios. Este serviço ajuda você a localizar os recursos que sua empresa tem disponíveis, maximizando o retorno financeiro que esses bens oferecem para a sua organização.

Isso porque esse tipo de serviço realiza o inventário de ativos imobilizados, ou seja, bens tangíveis e direitos que são adquiridos para manter a operação diária da sua empresa. São exemplos de ativos imobilizados prédios e terrenos, bem como máquinas e equipamentos, móveis e utensílios, veículos, ferramentas, equipamentos de informática, dentre outros. 

Nesse sentido, empresas de inventário patrimonial realizam a verificação e registro desses bens todos que a sua organização possui. Primeiro, é realizado o levantamento dos ativos imobilizados para que possa ser realizada a avaliação e controle destes adequadamente. 

Em seguida, o serviço de outsourcing do controle de patrimônio lista todos esses bens, observando seu estado de conservação, se estão operacionalmente ativos e quais são suas condições de uso para, caso necessário, sugerir a substituição do item em questão.

O inventário de bens patrimoniais efetua ainda a coleta de informações gerenciais para implementar controles de local, unidade, responsabilidade, centros de custo e uma série de dados físicos.

Geralmente, os bens inventariados recebem etiquetas patrimoniais com um número de identificação classificatório.

Se você está se perguntando por que isso é tão importante, continue lendo esse artigo para saber! Ao final também te mostraremos um passo a passo de como fazer inventário patrimonial.

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Qual a importância do inventário de bens patrimoniais?

Realizar o inventário de bens patrimoniais confere maior eficiência operacional e proteção dos bens da sua empresa. Além desses benefícios,  ao realizar a avaliação de equipamentos como computadores e máquinas, o controle de inventário patrimonial reduz significativamente as chances de erros e falhas que não irão atrapalhar a produção da organização, evitando atrasos e problemas de produção. 

As empresas de inventário patrimonial garantem também a execução de um balanço patrimonial adequado, correspondente à realidade, o que é importante para fins fiscais e tributários.  

Outra questão que confere importância a este serviço diz respeito à obtenção pela sua empresa de certificações como ISO  (International Organization for Standardization), pois, especialmente nestes casos, ter o controle de inventário patrimonial em dia é indispensável.

Passo a passo: como fazer inventário de bens patrimoniais

Se deseja realizar este serviço, é altamente recomendado que você contrate uma consultoria especializada em inventário patrimonial, para evitar distorções. 

Mas, se deseja realizar você mesmo este serviço, esse passo a passo que preparamos abaixo irá auxiliar você nesse processo.

Passo 1: Elaboração da planilha de registro

A forma mais simples de organizar e registrar os dados e informações referentes aos bens e recursos da sua empresa é por meio de uma planilha. 

Você utilizará pelo menos 11 colunas para cada item, categorizadas da seguinte forma:

  1. número de série;
  2. categorias do item;
  3. nome do item;
  4. modelo;
  5. setor da empresa em que ele está alocado;
  6. data da compra;
  7. idade em meses;
  8. valor de compra;
  9. estado de conservação;
  10. vida útil em anos;
  11. valor atual, entre outras informações.

Passo 2: Preenchimento da planilha 

Uma vez criada a tabela, o próximo passo é lançar os dados referentes aos bens de sua empresa; preencha cada uma das colunas com as informações correspondentes dos itens. Não se esqueça de atualizar essa planilha periodicamente para que você possa ter um controle de seus ativos de forma eficiente.

Passo 3: Etiquetação dos ativos levantados

O terceiro passo para realizar o inventário de bens patrimoniais é o processo de emplaquetamento utilizando etiquetas patrimoniais para identificar os itens levantados.  As etiquetas com código de barras são ideais para esse tipo de serviço.

É preciso prestar bastante atenção nesta etapa do processo, uma vez que ela é fundamental para que você reduza o tempo necessário para a atualização de futuros inventários e também ajuda no levantamento para a criação de relatórios contábeis.

Passo 4: Avaliação dos ativos

Nesta etapa é realizada a avaliação dos ativos, segundo o CPC 46, utilizado para fins contábeis, para determinar valores atuais dos ativos da sua empresa.

Essa avaliação é realizada seguindo o procedimento técnico que resultará no laudo de avaliação patrimonial. Este documento é muito importante pois mostra os valores justos, o valor residual, custo de reposição, e cálculo de depreciação dos ativos. 

Além destas informações, este documento apresenta também o tempo de vida útil dos bens, que irá guiar a empresa futuramente na tomada de decisão caso precise repor algum equipamento. 

Os valores justos dos itens levantados dizem respeito ao valor que seria recebido com a venda de um ativo.  Já o valor residual, calculado a partir da definição do valor justo, é a estimativa do valor que uma empresa espera receber ao final da vida útil econômica do ativo. 

O custo de reposição, também calculado com base no valor justo, diz respeito à quantia monetária necessária para substituir o ativo atual por outro com a mesma capacidade de serviço.

Também a partir dos dados deste laudo, é possível à empresa ainda controlar e rever o cálculo da depreciação dos ativos para atualização de suas demonstrações societárias.

Passo 5: Revisão do inventário patrimonial

Realizado os passos anteriores, a próxima etapa do processo de realização do inventário de bens patrimoniais é revisar tudo o que foi coletado de todos os itens levantados. Isso é muito importante pois garantirá que não haja erros de contagem ou documentação.

Passo 6: Aplicação de medidas corretivas

Uma vez tendo finalizado o inventário de bens patrimoniais, será possível identificar se há áreas e recursos da empresa que estão sendo subutilizados. A partir desses dados, sua empresa pode agir de maneira a ampliar o aproveitamento do recurso de maneira estratégica, enquanto otimiza setores e atividades.

Como é possível perceber,  por meio da realização de um bom inventário de bens patrimoniais é possível obter informações precisas e corretas sobre os ativos imobilizados da sua empresa, bem como suas localizações, o que irá auxiliar você nas tomadas de decisão no que diz respeito ao patrimônio da sua organização.

Este artigo foi escrito pela oHub, plataforma que conecta empresas que estão precisando de um prestador de serviço com aquelas que buscam novos clientes.

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