Manter o engajamento do time durante o Home Office se tornou um dos grandes desafios dos gestores em tempos de pandemia.
Isso porque, com o distanciamento físico, a falta de estrutura para trabalho em casa e o fácil acesso às distrações, impactou negativamente o relacionamento e comunicação entre colaboradores, de acordo com o levantamento feito pela Grant Thornton.
A pesquisa apontou que os três maiores problemas citados pelos profissionais entrevistados foram:
- maior volume de horas trabalhadas (24%),
- o relacionamento com os colegas se tornou mais difícil (16%),
- a comunicação se tornou mais complexa (16%)
Diante disso temos um cenário com profissionais exaustos, que não conseguem se integrar ao time e que têm dificuldade em se comunicar, o resultado não poderia ter sido outro: frustração.
Porém, esse cenário pode (e deve) ser revertido, uma vez que criar um sentimento de engajamento na equipe significa unir os seus propósitos e crenças aos da empresa. Isso porque, ao perceber essa preocupação da companhia, o profissional, naturalmente, tende a criar uma conexão maior com o time e com seus gestores.
Como um efeito “bola de neve”, o colaborador engajado se dedica mais às suas tarefas, porque elas fazem sentido para ele também. Isso traz resultados mais produtivos e, consequentemente, mais eficazes.
Pensando nisso, apostar em ferramentas visuais para engajar o seu time parece ser uma ótima ideia, não é mesmo?! Além de serem versáteis e se encaixarem em diversos momentos, elas são colaborativas, ou seja, todos podem participar remotamente, independentemente do local em que estejam!
Como usar ferramentas visuais para engajar o time?
- Ferramenta de Brainstorm
Com esse tipo de ferramenta, você e o seu time podem interagir em uma reunião de brainstorming de onde estiverem.
Para ajudar na organização das ideias, você pode contar com templates já prontos, como um mapa mental online, roadmaps, mapas de jornada do cliente, entre muitos outros.
Além disso, em plataformas para criar mapas mentais como a Miro, você pode utilizar post-its virtuais para fazer anotações ou, se preferir, há o recurso de digitalizar quadros reais (sabe aquela lousa branca cheia de post it do escritório?) e transformá-los em notas virtuais editáveis, facilitando o processo de digitalizar o que foi discutido e anotado no quadro físico – ou podem todos ao mesmo tempo fazer pela ferramenta online.
Outra função especial dessa ferramenta, em específico, é a votação anônima através do app. Essa é uma forma de envolver e dar voz a todos da equipe, o que pode ser considerado, também, uma ótima ação de engajamento.
O template abaixo é um modelo pronto para uso baseado na metodologia da Disney para sessões de brainstorming e ideações ficarem ainda mais interessantes.
Veja aqui mais informações sobre o template Disney Creative Strategy (inglês).
- Templates para quebrar o gelo
Quando pensamos em como usar ferramentas visuais para engajar o time, não devemos pensar em trabalho o tempo todo, afinal um momento de descontração pode ser muito valioso para aumentar a produtividade.
Antes de uma reunião remota, por exemplo, cada participante estava ocupado com alguma rotina do seu dia de trabalho, de repente, ele precisou interrompê-la para se concentrar em uma reunião. Essa transição entre uma atividade e outra nem sempre é fácil e ele pode entrar na reunião desconcentrado.
Com dinâmicas que ajudam a quebrar o gelo antes de iniciar uma reunião, você aumenta a atenção da sua equipe, já que cria um ambiente onde elas podem de fato se desconectar das tarefas anteriores.
Quebrar o gelo pode significar tomar um simples café, enquanto bate papo com a equipe ou você também pode usar ferramentas que enriqueçam a dinâmica.
Sendo assim, você pode se valer de templates para quebrar o gelo ou até mesmo inventar um exclusivo para sua equipe, onde todos possam interagir.
Se você quer saber como usar ferramentas visuais para engajar o time, essa pode ser uma opção interativa, agradável e muito divertida. Quem nunca perdeu horas do dia procurando o Wally naqueles livros de capa dura? Agora você pode fazer isso online com seu time para descontrair antes de começar uma reunião, veja aqui esse template de Onde está o Wally? (inglês).
- Ferramenta de planejamento estratégico
Quando falamos sobre planejamento estratégico, logo pensamos em uma série de reuniões e processos burocráticos, certo? Com a ferramenta de planejamento estratégico da Miro, essa ideia será transformada rapidamente.
Nela, você poderá reunir o seu time e desenvolver uma estratégia para a equipe de maneira visual e colaborativa.
Envolver os colaboradores no planejamento da área é uma ótima forma de engajá-los, pois faz com que eles se sintam parte de um todo e se sintam empenhados em realizar as suas entregas e projetos.
Com a plataforma visual de planejamento estratégico da Miro, você pode acompanhar os resultados colocados pela equipe em tempo real. Assim como, se houver alguma mudança ou alteração nos trabalhos, os seus colaboradores também poderão acompanhar simultaneamente.
Nessa ferramenta você também pode optar pela utilização de templates prontos, como de roadmap de produtos, fluxo de trabalho, planejamento, diagramas, entre muitos outros.
Ao finalizar, se necessário, também é possível separar esses templates em boards e utilizá-los em apresentações, imagens ou PDFs.
Você pode usar um modelo OKR na hora de estabelecer as metas da sua equipe, isso ajudará no alinhamento entre os pares para que todos caminhem para o mesmo objetivo!
- Templates para Workshop de Team Building
O Team Building é também uma forma de engajamento.
Na prática, é o conjunto de ações que as empresas ou gestores utilizam para criar a união e o espírito de equipe entre os seus colaboradores.
Para aplicar workshops de Team Building com os seus times de maneira visual e prática, aposte nos templates disponíveis na Miroverse, a comunidade da Miro.
Alguns exemplos dos temas que você pode encontrar lá são: resolução de conflito em grupo, workshop de propósito de time, ferramenta para brainstorming online, cartões de agradecimento aos colaboradores, resoluções de ano novo, entre muitos outros.
Use o Template Team Self-assessment para fazer um brainstorm e aproximar a equipe, incentivando-os a trazer à tona seus maiores desafios para que todos colaborem com ideias.
- Template para reunião one on one
Reuniões one on one, ou seja, de um para um, são ótimas formas de engajamento da equipe também, mesmo que não sejam de forma coletiva.
São nesses momentos que o gestor se aproxima e entende o momento atual que cada colaborador está passando em sua vida pessoal.
Além disso, profissionalmente, é a hora de alinhar os projetos que estão sendo feitos, os pontos de melhorias. Não se esqueça dos feedbacks positivos também.
Para que a sua reunião seja ainda mais produtiva, você pode usar o template de 1-1 da Miro. Com eles, você pode criar um roteiro do que deve ser abordado, fazer anotações e criar quadros individualizados para cada colaborador.
Ao final, também é possível criar uma lista de próximos passos e compartilhar separadamente com cada um do time. Essa é uma boa forma de acompanhar o progresso individual da sua equipe e entender suas dificuldades.
Agora que você já sabe como usar ferramentas visuais para engajar o time, invista no potencial do seu time promovendo uma comunicação clara e uma ampla colaboração usando todo o poder das ferramentas visuais no seu dia a dia.