As vantagens e desafios da adoção de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos

Com o avanço tecnológico e a crescente necessidade de agilidade e organização nas empresas, os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) têm ganhado cada vez mais espaço no mercado. 

Afinal, a gestão de documentos é uma tarefa essencial em qualquer empresa, e o GED pode facilitar muito esse processo. No entanto, como em qualquer mudança organizacional, a adoção do GED também traz desafios. 

Neste artigo, vamos falar sobre as vantagens e desafios da adoção de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos.

O que é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma plataforma digital que permite a gestão, armazenamento, organização, busca e compartilhamento de documentos de forma eletrônica. 

Esses sistemas são projetados para substituir o gerenciamento de documentos em papel por processos digitais, o que pode trazer diversas vantagens para as empresas, como redução de custos, maior segurança e eficiência na gestão de documentos.

Imagine que você tenha uma empresa que faz fispq e pode ter os documentos digitalizados e armazenados em formato eletrônico, permitindo que sejam acessados de forma rápida e fácil, mesmo a distância. 

Além disso, esses sistemas permitem o controle de acesso aos documentos, evitando que informações confidenciais sejam acessadas por pessoas não autorizadas. 

Com o GED, é possível acompanhar a evolução dos processos em tempo real, identificando gargalos e oportunidades de melhoria.

Os sistemas de GED são utilizados em diversas áreas, como gestão de documentos contábeis, financeiros, contratuais, recursos humanos, entre outros. 

A adoção de um sistema de GED pode trazer muitos benefícios para as empresas, como maior eficiência, redução de custos e melhoria na gestão de processos. 

No entanto, é importante que as empresas realizem uma análise cuidadosa antes de adotar um sistema de GED, avaliando os benefícios e desafios e escolhendo um sistema que atenda às necessidades específicas da empresa.

Importância de um sistema de gerenciamento

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é extremamente importante para empresas de todos os tamanhos, sejam grandes empresas de tecnologia ou uma empresa de coleta de materiais recicláveis, por exemplo.

Ele permite gerenciar e controlar de maneira eficiente e organizada. 

Ele ajuda a reduzir custos, já que elimina a necessidade de armazenamento físico e impressão excessiva de documentos. 

Também aumenta a produtividade dos funcionários, pois eles podem acessar documentos de forma rápida e fácil, sem precisar gastar tempo procurando por eles.

Outra vantagem é que um sistema de GED oferece segurança, permitindo que os documentos sejam protegidos por senhas, criptografia e outras medidas de segurança.

Isso evita que informações confidenciais caiam em mãos erradas, o que é especialmente importante em setores altamente regulamentados, como saúde e finanças.

Além disso, ele oferece vários benefícios, como:

• Permite gerenciar e controlar documentos de maneira eficiente e organizada.
• Facilita o acesso e a busca pelos usuários autorizados.
• Reduz custos associados ao armazenamento físico e impressão de documentos.
• Aumenta a produtividade dos funcionários
• Oferece recursos de segurança para proteger documentos
• É especialmente importante em setores altamente regulamentados
• Elimina o risco de perda ou extravio de documentos.

Como funciona um sistema?

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) funciona de forma bastante simples e eficiente. 

Imagine que você tenha uma empresa que oferece curso de reciclagem nr13 e precisa organizar todos os seus documentos de forma segura.

Primeiramente, os documentos físicos são digitalizados e armazenados em formato eletrônico no sistema. 

Depois, é possível acessá-los através de uma interface amigável e intuitiva, que permite a visualização e edição dos documentos de forma simples e rápida.

Os sistemas de GED possuem diversas funcionalidades que facilitam a gestão dos documentos, como a possibilidade de criar pastas e categorias, marcar documentos como favoritos, compartilhar com outras pessoas, entre outros. 

É possível também fazer buscas por palavras-chave ou por metadados, como data de criação, autor, assunto, entre outros.

Outra funcionalidade importante dos sistemas de GED é a possibilidade de criar fluxos de trabalho, que permitem a definição de etapas, responsáveis e prazos para a tramitação dos documentos. 

Com isso, é possível acompanhar o andamento dos processos e identificar possíveis gargalos.

Os sistemas de GED também oferecem diversas opções de segurança, permitindo o controle de acesso aos documentos e garantindo que informações confidenciais não sejam acessadas por pessoas não autorizadas. 

Além disso, os sistemas de GED costumam oferecer backup automático dos documentos, garantindo a segurança e integridade dos dados.

Em resumo, um sistema de GED funciona como uma plataforma digital que permite a gestão, armazenamento, organização, busca e compartilhamento de documentos de forma eletrônica, oferecendo diversas funcionalidades que facilitam a gestão dos documentos e garantem a segurança e integridade dos dados.

Por que a sua empresa precisa de um sistema?

Seja você um dono de um app ordem de serviço ou de uma transportadora, sua empresa pode ter vários benefícios com uso de um sistema.

A ferramenta permite às empresas gerenciar documentos eletronicamente, em vez de depender de documentos físicos em papel. 

Essa solução pode ser benéfica para empresas de todos os tamanhos e setores, pois pode reduzir custos, melhorar a eficiência e oferecer recursos de segurança e conformidade.

Ao adotar um sistema de GED, as empresas podem eliminar a necessidade de imprimir, armazenar e distribuir documentos em papel. 

Isso pode reduzir significativamente os custos associados ao gerenciamento de documentos físicos, como a compra de papel e impressoras, manutenção de arquivos e espaço de armazenamento. 

Além disso, o GED pode aumentar a eficiência operacional, permitindo que os funcionários acessem documentos rapidamente e facilmente, sem a necessidade de gastar tempo procurando por documentos em arquivos físicos.

Imagine que você trabalha com tradução juramentada em inglês e precisa otimizar seu tempo e ao realizar tarefas burocráticas. O GED é a solução.

Um sistema de GED também pode melhorar a organização dos documentos, permitindo que eles sejam armazenados de maneira estruturada e fácil de navegar. 

Isso pode ajudar a reduzir o risco de documentos serem perdidos ou extraviados, além de facilitar a localização de documentos importantes.

Outra vantagem do GED é a segurança e conformidade regulatória. Um sistema de GED oferece recursos de segurança, como senhas, criptografia e autenticação de usuário, para proteger informações sensíveis e confidenciais. 

Isso pode ajudar as empresas a cumprir regulamentações de segurança e reduzir o risco de violações de dados.

Vantagens e desafios na adoção de sistemas de gerenciamento

Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) são cada vez mais adotados pelas empresas devido às suas inúmeras vantagens. 

Redução de custos

Um sistema de GED pode reduzir significativamente os custos associados ao gerenciamento de arquivos em papel, como impressão, armazenamento e distribuição. 

Com o GED, os arquivos podem ser armazenados eletronicamente e compartilhados com facilidade, eliminando a necessidade de imprimir e armazenar arquivos em papel.

Aumento da produtividade

Com o GED, os funcionários podem acessar arquivos rapidamente e facilmente, sem a necessidade de gastar tempo procurando por documentos em arquivos físicos. 

Isso pode aumentar a produtividade dos funcionários e reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas.

Melhoria na organização: um sistema de GED permite que os arquivos sejam organizados de maneira estruturada e fácil de navegar. 

Isso facilita a localização de documentos importantes e reduz o risco de arquivos serem perdidos ou extraviados.

Recursos de segurança

Um sistema de GED oferece recursos de segurança para proteger informações sensíveis e confidenciais, como senhas, criptografia e autenticação de usuário. 

Pense como um gestor de uma empresa de controle de acesso de veículos, por exemplo, que lida com bens de alto valor. 

Isso pode reduzir o risco de violações de dados e ajudar as empresas a cumprir regulamentações de segurança.

É importante implementar medidas adicionais de segurança para proteger os arquivos contra ameaças externas, como ataques de hackers. 

Isso pode exigir a implementação de medidas de segurança físicas e eletrônicas, como backup de dados e sistemas de monitoramento.

Acesso remoto

Com um sistema de GED, os usuários autorizados podem acessar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora. 

Isso pode ser especialmente útil para equipes remotas ou trabalhadores móveis que precisam acessar arquivos fora do escritório.

Afinal, se você trabalha em um galpão estrutura metálica preço m2, por exemplo, não estará disponível o tempo inteiro na frente do computador.

Integração com outros sistemas

É importante garantir que o sistema de GED possa ser integrado com outros sistemas de gerenciamento empresarial, como sistemas de RH e contabilidade. 

Isso pode exigir ajustes e personalizações adicionais para garantir uma integração adequada.

Conclusão

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) oferece muitas vantagens, como a redução de custos, aumento da produtividade, melhoria na organização, recursos de segurança e acesso remoto. 

No entanto, a adoção de um sistema de GED também pode apresentar desafios, como o custo inicial, adaptação do usuário, conformidade regulatória, segurança e integração com outros sistemas. 

É importante que as empresas avaliem cuidadosamente as vantagens e desafios antes de adotar um sistema de GED e implementem medidas adequadas para garantir a eficácia, segurança e conformidade regulatória do sistema. 

Com o GED, as empresas podem otimizar o gerenciamento, aumentar a eficiência e reduzir custos, melhorando a produtividade e oferecendo uma vantagem competitiva em um mercado cada vez mais digital.

Seja você um gestor de uma empresa de avaliação patrimonial do ativo imobilizado ou de uma empresa de construção, o gerenciamento de documentos é uma ótima ferramenta para suas necessidades.